Electronic dokumento tali sa mga organisasyon: sa unsang paagi kini sa trabaho?

management electronic dokumento (EDM) - usa ka dali nga paagi sa pagpakigbahin sa impormasyon base sa sa paggamit sa electronic nga mga dokumento sa virtual pirma. Siya dugay sukad na giila sa naugmad nga mga nasod sa kalibutan nga ingon sa usa ka epektibo nga himan alang sa operasyon sa negosyo.

kasingkasing

Electronic dokumento tali sa mga organisasyon - sa usa ka hugpong sa mga proseso alang sa pagmugna, pagproseso, administrasyon, pagbalhin, angkon, maintenance, paggamit ug sa kalaglagan sa mga dokumento. Ang tanan niini nga mga proseso sa mga gidala sa gawas human sa pagsusi sa integridad ug pagkumpirma sa resibo sa mga dokumento.

Mga lagda sa dokumento sirkulasyon tali sa legal nga mga ahensiya nga gidala sa gawas sa kasabutan sa mga partido. Ang pagbinayloay sa impormasyon gidala sa gawas sa paagi sa mga pasilidad sa telekomunikasyon, ug mga dokumento gitipigan sa electronic media. Estante sa kinabuhi sa impormasyon accounting kinahanglan nga dili molabaw sa nga ang sa sa sa legislative nga lebel.

Mga organisasyon makakomunikar sa usag usa pormal ug impormal nga mga dokumento sa mga pirma sa mga partisipante. Sa sektor sa negosyo niini nga mahimong maglakip sa: invoices, mga kasabutan, invoices, kontrata, kasabutan, sugo, mga pahibalo, mga gahum sa abogado, ug uban pa Impormasyon mahimong transmitted sa sa dagway sa teksto, tabular ug graphic files.

Ang katuyoan sa pagpaila sa EDI

Usa ka kinahanglanon alang sa pasiuna sa EDI mahimong:

• pagkunhod sa rutina buhat;
• pagkunhod sa pagkawala sa mga dokumento;
• "Sihag nga" buhat uban sa mga dokumento;
• sa pagdugang sa performance disiplina - pagbutyag sa mga dokumento sa sulod sa usa ka espesipikong panahon, ug uban pa ...

Lakip sa mga quantitative target mahimong giila sa mosunod:

• Pagkunhod sa panahon sa pagproseso sa dokumento 10 nga mga panahon.
• Pagkunhod sa mga galastohan buhatan sa katunga.

Electronic dokumento tali sa mga organisasyon: kon sa unsang paagi kini sa mga buhat

Subay sa domestic nga balaod, electronic nga mga dokumento tali sa mga organisasyon nga gipahigayon sa pag-uyon sa duha ka kilid. Kay data exchange, kini mao ang gikinahanglan nga ang tanan nga mga partisipante konektado sa mga ekipo sa mga operator. Sunod, ang user kinahanglan nga ipadala sa usa ka hangyo sa pagdugang sa sa listahan sa mga counterparties. Human sa kumpirmasyon nga sistema partisipante makakomunikar.

EDI module adunay sa pagbuhat sa mosunod nga gimbuhaton:

• Dapita counterparties sa pagbaylo sa data.
• Og ang usa ka pakigpulong nga basahon.
• Integration uban sa accounting software sama sa 1C.
• Sign ug encrypt mga dokumento.
• Structure sulat.
• Monitor sa kahimtang sa mga sulat.

Electronic dokumento tali sa mga organisasyon gidala sa paggamit sertipiko. Nga nagsumpay sa usa ka server ug sa panghimatuud ang gihimo pinaagi sa usa ka personal nga digital nga sertipiko. Electronic pirma ang gi-isyu sa matag user sa sistema, gitipigan sa electronic media gipanalipdan ug Token PIN code. Ang user kinahanglan mosulod sa ilang login password sa personal nga buhatan. Lamang human sa nga kini og access ngadto sa ilang mga dokumento.

Ugda sa usa ka proseso sa baylo mahimo sa bisan unsa nga sakop sa organisasyon, konektado sa sistema sa. Sa dili ka pa ipadala sa usa ka dokumento sa laing partido, kini kinahanglan nga gipirmahan sa electronic pirma. Kini nga operasyon mao ang gihimo pinaagi sa "Crypto" nga programa. Ang dokumento nga gipadala pinaagi sa EDI. kontraktor empleyado magadawat pagpahibalo sa usa ka bag-o nga dokumento. Kon dawaton niya kini, siya usab nagabutang eds. Kon kamo gusto nga sa paghimo sa pagbag-o sa dokumento, kini nagmugna sa iyang bag-o nga electronic nga bersyon. Sa pagkompleto sa pag-usab nga imong gusto aron sa pagluwas sa bisan unsa nga mga kausaban sa paggamit sa electronic pirma. Ang dokumento mao ang dayon gipadala ngadto sa mga kausaban sa counterparty. Diin gikinahanglan aron sa paghimo sa electronic matching impormasyon.

Kon kamo gusto nga sa makausa pag-usab sa paghimo sa mga kausaban, nan ang bug-os nga pamaagi mao ang gisubli pag-usab. Kon angkon sa bag-ong bersyon dili karon, ang dokumento nga gitahod. Ang katapusan nga sampol giisip nga gipirmahan sa duha ka electronic pirma. bersiyon Ce dokumento gitipigan sa server ug sa mga anaa sa pagtan-aw. Sa higayon nga ang sampol gihatag sa kahimtang sa mga kasamtangan nga, nga usbon ang dokumento dili sa trabaho. Nasagmuyo kontrata nga gihatag sa kahimtang "Gikansela". Ania kon unsaon sa paghimo sa electronic nga mga dokumento sa taliwala sa mga organisasyon.

ekipo

Unsa ang gikinahanglan alang sa electronic nga mga dokumento sa taliwala sa mga organisasyon? Una, kamo kinahanglan gayud nga mopili og usa ka pag-alagad provider ug sa-instalar espesyal nga software sa pagbaylo sa impormasyon. Ikaduha, nga ang matag counterparty nga ang organisasyon nagtinguha sa pagpahigayon e-mail, kamo kinahanglan nga mopirma sa "Agreement sa pagbinayloay sa electronic nga mga dokumento."

Kini usab nga gikinahanglan sa pagtukod sa EDI server nga sa pagtipig sa tanan nga mga dokumento. Kini mahimong sama sa customer nga ekipo, ug "panganod" storage. Access sa datos gikan sa gawas sa sistema sa pinaagi sa aplikasyon, nga-instalar sa ibabaw sa mga ekipo sa organisasyon. Computer interaction uban sa mga server ang gibuhat sa http uban sa opsyonal nga SSL encryption 128. Access sa mga dokumento mao ang gidala sa gawas lamang pinaagi sa interface sa aplikasyon ug human agi sa panghimatuud.

EDC nga proyekto

proseso sa automation nga proyekto mahimong molungtad gikan sa pipila ka mga bulan ngadto sa pipila ka mga tuig. Termino direkta-agad sa gidaghanon sa mga proseso nga nagkinahanglan automation, nga kapanguhaan ug pinansyal nga kapasidad sa organisasyon. MUBO sa sirkito-implementar EDC ingon sa mosunod:

• Paglalang sa usa ka working group.
• Formation sa mga tumong, deadlines ug budget.
• Ang pagtuon sa kasamtangan nga proseso.
• Pagpalambo og usa ka trabaho.
• Vyrob EDI sistema.
• Sa pagpirma sa kasabutan sa pagpatuman sa Sed.
• Pagsagop sa regulasyon.
• Pagpuno sa mga direktoryo nga sistema.
• sungkod sa pagbansay.
• Pagtuman sa preliminary pagsulay.
• Ang publikasyon sa pagpatuman sa Sed order.
• Dugang pa nga kalamboan sa software, ug sa buhat sa mga lagda.
• Ang paglusad sa pilot nga proyekto.
• Full-scale transisyon ngadto sa EDI.

mga sayop EDI pagpatuman

Sa proseso sa automation sa mga dokumento kinahanglan nga gihatag sa espesyal nga pagtagad ngadto sa proseso diin ang balaod nagkinahanglan sa atubangan sa usa ka papel nga carrier. Hulad, kopya nga papel dokumento sa elektronik nga imposible. Kini kamahinungdanon slows sa proseso sa trabaho ug sa hinungdan sa sa usa ka negatibo nga kinaiya ngadto automation sa tibuok proseso. Alang sa pagpatuman sa usa ka dual nga buhat walay usa nga bayad.

Sa proseso sa pagpatuman sa bag-ong regulasyon kinahanglan nga naugmad sa pagtrabaho uban sa mga dokumento, tren sungkod, ug lamang unya moapil sa bug-os nga pagpatuman. Kini makab-ot lamang kon sa pagpasabot ngadto sa mga empleyado sa mga benepisyo sa paggamit sa bag-ong mga teknolohiya.

Ang laing popular nga sayop - kabus nga pagtuon sa Sed mga kinahanglanon. Kon tiggamit adunay sa pagtrabaho sa usa ka unconfigured sistema, nan ang proseso EDI lahi gikan niana nga gisagop sa organisasyon.

Electronic dokumento tali sa mga organisasyon: mga bentaha ug disbentaha

bentaha:

• Reduction sa unahan sa orihinal nga mga dokumento pinaagi sa koreyo gasto.
• Luwasa luna alang sa paghipos sa mga dokumento. ang tanan nga kini mao ang gitipigan sa electronic nga porma.
• Sayon nga gamiton. Pagpadala sa mga dokumento mao ang gihimo gikan sa usa ka dapit. Usa ka dali nga pagpangita sa usa ka dokumento nga gidala sa kahimtang (gipadala, nadawat ug gidawat sa r. D.).
• Instant delivery. Ang tanan nga impormasyon gets gipadala ngadto sa dumadawat sa usa ka pipila ka segundo.
• Ang dokumento dili nawad-an sa expiry sa iyang storage sa sistema sa.

disadvantages:

• Aron sa paggamit sa produkto kamo kinahanglan gayud nga mopalit sa usa ka lisensya nga nagkantidad sa salapi.
• Estorya sa kasagaran lamang tali sa mga partisipante sa sa mao gihapon nga sistema.
• Electronic dokumento tali sa mga organisasyon sa 1C o sa paggamit sa bisan unsa nga sa uban nga mga software lahi gikan sa kaniadto nga gigamit scheme. Uban sa pasiuna sa bag-o nga algorithm, ang tanan nga mga empleyado adunay mga pangutana mahitungod sa pagpahigayon sa negosyo.
• Teknikal nga ekipo. Sa wala pa ang pasiuna sa EDI organisasyon nagkinahanglan sa pagpalit sa mga ekipo ug sa pag-andam sa staff sa pagdumala sa bag-ong sistema.
• EDM gihimo sa paggamit sa electronic pirma, sa kabalido sa nga mao ang 1 ka tuig. Kini mao ang gikinahanglan sa pag-monitor ug dayon update sa mga sertipiko. Kini usab nga gikinahanglan sa pagpugong sa mga lihok sa kontraktor certificates, sa paglikay sa mga problema uban sa buhis.

legal nga regulasyon

Unsa normative mga buhat regulated electronic dokumento sa taliwala sa mga organisasyon? Russian nga lehislasyon naglakip sa Federal Balaod №63 «Sa electronic pirma", sa mga lagda sa mga dokumento diha sa Federal Tax Service narehistro sa han-ay sa Ministry of Finance nga gidaghanon MMV-7-2 / 168. Mga organisasyon Ang EDI tali sa mga sugo sa basehan sa Finance № 50n. Termino sa nag-unang accounting dokumento interchange sa electronic nga format gilatid sa gidaghanon sa Federal Tax Service Order MMV-7-6 / 36 @. Ang tanan nga operators sa mga kalihokan sa EDM proseso kinahanglan nga magiyahan pinaagi sa Order sa Federal Tax Service № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Electronic dokumento tali sa mga organisasyon "VLSI" naghatag kustomer sa mosunod nga mga bentaha:

• Mahimo ba ipadala dokumento sa bisan unsa nga organisasyon nga narehistro sa teritoryo sa Russian Federation. Kon ang counterparty dili usa ka party sa "VLSI" nga sistema, ang mga empleyado lamang kontaka uban sa usa ka representante sa mga organisasyon ug ipadala kini ngadto sa e-mail imbitasyon sa pag-apil sa sistema sa. Diha-diha dayon human sa kumpirmasyon sa pagbinayloay sa impormasyon sa taliwala sa mga partisipante nga gidala sa gawas nga walay intermediaries.
• Instalar software sa usa ka computer dili kinahanglan. Igo na nga adunay usa ka kasamtangan nga bersyon sa imong browser ug sa Internet access.
• Sa pagtrabaho uban sa mga data dili kinahanglan sa usa ka espesyal nga programa. Kon ang taho orihinal nga giandam sa ikatulong-partido software, sama sa 1C, kini mao ang posible nga sa mapanagway sa integration sa "VLSI" nga sistema.
• Ang sumbanan nga porma sa dokumento dili ibutang. Mahimo ipadala text, spreadsheet file, mga larawan ug sa ingon sa. D.

SKB "Kontur"

Usa sa unang mga developers software sa Russia usab nga moapil diha sa suplay sa mga ekipo, nga pinaagi niini ang mga electronic nga mga dokumento tali sa mga organisasyon. "Contour" DiaDoc og usa ka sistema diin ang pagbinayloay sa electronic nga mga dokumento. Usa ka bahin sa sistema sa mao nga access sa mga data nga nakuha samtang sa gawas sa nasud. Tungod niini nga katuyoan sa kompanya nga naugmad diha sa mga taripa pagkaalaut. Kon gitinguha, mono access data pinaagi sa API.

Ano ang dapat mo?

Aron Sumpaysumpaya EDI, mga kompaniya kinahanglan sa pagpalit:

• lisensyado nga software;
• server;
• upgrade sa mga ekipo;
• sungkod tren;
• ipahiangay ug integrate ECM alang sa paggamit sa internal nga mga aplikasyon.

Ang maong mga pamuhunan kinahanglan sa pag-implementar aron sa Sumpaysumpaya ang mga electronic dokumento sa taliwala sa mga organisasyon? Ang paglakip sa gasto sa pagkonsulta sa mga teknikal nga suporta, ug update software Sed - ang ikaduha nga yugto sa investment. Kini nga mga gasto adunay sa pagbayad sa binulan.

konklusyon

Sa pag-ilis papel-based e-mail-abot. Kini dili lamang pagmobu, pagminus sa gasto sa organisasyon aron sa pagpahigayon sa mga proseso, apan usab nagdugang sa efficiency sa mga negosyo sama sa usa ka bug-os nga. Sa EDI malampuson obra, kamo kinahanglan nga tin-aw nga paghimo sa mga tumong ug sa pagpatuman sa sistema sa pag-adjust sa mga ekipo sa husto.